Istruzioni al primo accesso

Al fine di coadiuvare le ASD/SSD all'utilizzo della piattaforma abbiamo creato un documento che riporta le principali funzionalità a disposizione e le modalità di accesso e di utilizzo. Ricorda che è sempre consultabile e che per ogni pagina della piattaforma hai a disposizione la GUIDA con suggerimenti e spiegazioni utili.

Anagrafiche

La prima cosa da fare per poter inziare ad utilizzare ENDU4team è preparare l'insieme delle anagrafiche.

Federazioni come Fidal e Fitri forniscono l'accesso ai database. Pertanto se, in fase di creazione del gruppo, sono stati inseriti i codici di affiliazione di una o più di queste federazioni nel giro di pochi minuti verranno importati i dati degli atleti come vedremo più avanti.

In caso contrario le modalità di inserimento che hai a disposizione sono:

  • Inserimento manuale dei dati di ogni singolo socio ENDU4team - Primi passi
    • Accedi alla funzione Anagrafiche;
    • Tramite il tasto Aggiungi Persona puoi inserire tutti i dati necessari di un singolo socio;
    • Conferma poi l'operazione termine il tasto Salva.

    Per comodità abbiamo lasciato obbligatori soltanto i dati fondamentali (nome, cognome, data e luogo di nascita) in modo da poter sfruttare comunque la piattaforma e completare l'inserimento in un secondo tempo. Una volta effettuato il salvataggio puoi inserire eventuali campi extra anche personalizzabili.

  • Importazione dati da un file excel ENDU4team - Primi passi
    • Accedi alla sezione Anagrafiche;
    • Utilizza il tasto Importa Persone per aprire la finestra di caricamento del documento e scaricare il modello con le colonne e i nomi colonne già pre impostati;
    • Una volta completato con i dati disponibili puoi importarlo trascinandolo nell'apposita area o scegliendo il file dal tuo computer.
  • Inserimento tramite importazione dei dati da Database federali Fidal e Fitri.

    Questo tipo di importazione avviene automaticamente nel momento in cui vengono inseriti i codici di affiliazione agli enti. Al momento le federazioni/enti che permettono questo tipo di azione sono Fidal e Fitri.

    È un’operazione che può essere effettuata sia in fase di registrazione della Società o creando le singole affiliazioni in un secondo tempo nella sezione Tesseramenti.

    I dati che vengono importati dalle federazioni sono: nome, cognome, data di nascita e numero di tessera (per Fidal anche la data di scadenza del certificato medico). Una volta popolate le anagrafiche tramite i database federali è possibile importare un file excel completo di ulteriori dati per aggiornarle. Il sistema effettua un controllo delle anagrafiche tramite nome, cognome e data di nascita e aggiorna quelle riconosciute.


Ogni anagrafica contiene al proprio interno un menù dove è possibile aggiungere e archiviare svariati dati:

ENDU4team - Primi passi
  • Adesioni

    Sono riportate e archiviate le adesioni della persona alla Società. I pagamenti effettuati da ENDU vengono riportati automaticamente in questa sezione. Per inserire manualmente un'adesione, scegli l'anno di riferimento e clicca su Aggiungi adesione. Compila i campi e Salva.

  • Tesseramenti

    Sono riportati e archiviati i tesseramenti della persona alle federazioni con relativo numero di tessera. I pagamenti effettuati da ENDU vengono riportati automaticamente in questa sezione. Per inserire manualmente un tesseramento utilizza il tasto Aggiungi tesseramento ad ente e inserisci i dati necessari (in questo caso l'affiliazione dovrà già essere stata creata).

  • Prodotti e Servizi

    Tramite il tasto Aggiungi potrai inserire qualunque tipologia di acquisto/pagamento effettuato dal socio. Anche in questo caso i pagamenti effettuati su ENDU dalla persona verranno riportati e archiviati.

  • Eventi preferiti / pre-iscrivi

    Tramite questo tasto puoi vedere le gare a cui l'anagrafica risulta pre-iscritta e/o aggiungerla a qualsiasi evento inserito nella lista degli Eventi preferiti. Puoi considerare l'inserimento della persona nella lista iscritti di una gara come una pre-iscrizione che dovrà poi essere finalizzata in Eventi preferiti.

  • Consensi

    In questa sezione vengono raccolti i consensi alla Privacy rilasciati dagli utenti. Gli stessi potranno anche essere modificati o inseriti da Team Manager. Ogni nuovo inserimento o modifica viene archiviata in modo che per ogni tipo di richiesta o contestazione la Società abbia la possibilità di dimostrare come e quando il singolo consenso sia stato rilasciato. In fondo alla pagina, una volta impostata correttamente la Privacy, vengono riportati i consensi che potrai impostare o modificare in caso di necessità (ma ti ricordiamo di essere sempre autorizzato dal socio). Puoi anche inviare un'email alla persona che le permetterà di prendere visione dell'Informativa e rilasciare i consensi che verranno quindi visionati e archiviati (vedi: Comunicazione).

  • Documenti

    Tramite il tasto Carica documento puoi inserire qualsiasi tipo di documento attribuendogli una tipologia, un nome e le date di emissione e scadenza se presenti. In caso di certificato medico verranno riportati in dashboard i documenti in scadenza e inviate automaticamente le mail di alert a partire da 30 giorni prima della scadenza.

  • Gruppi

    Per ogni anagrafica vengono riportati i gruppi di appartenenza con il relativo ruolo all'interno della società.

  • Email inviate

    Essendo possibile inviare ad ogni anagrafica email personalizzate, o cumulative, o automatiche, abbiamo creato in questa sezione una lista delle email inviate ad ogni singolo membro della Società.

  • Risultati

    Riassume tutti i risultati dell'atleta alle gare a cui ha partecipato in ordine cronologico.

  • Iscrizioni

    Riassume tutte le iscrizioni effettuate sia da ENDU4team che dal profilo dell'atleta.

  • Link esterni

    Sono riportati i codici utente su ENDU, l'eventuale codice DataHealth (se l'atleta ne è in possesso) e può essere inserito un codice personalizzato di appartenenza ad un eventuale circuito di gare.

Iscrizioni

Una volta caricate le anagrafiche è possibile iniziare a utilizzare la piattaforma anche per effettuare iscrizioni di gruppo agli eventi. È possibile inviare iscrizioni massive a tutte le gare presenti sul Calendario. Accedi alla sezione Eventi per ricercare e selezionare la gara a cui dovrai iscrivere i tuoi atleti.

ENDU4team - Primi passi

Seleziona l'evento, all'interno di ogni scheda troverai due possibilità:

  • Inserimento delle manifestazioni all'interno di un calendario Eventi preferiti privato della Società;

  • Creazione manuale della lista anagrafiche o da liste tesserati.

Il tasto Aggiungi al calendario dà la possibilità di inserire la gara in oggetto all'interno di un Calendario personale della Società. Prima del salvataggio verrà richiesto di inserire una data di termine raccolta iscrizioni.

Il calendario che in questo modo si va a creare è accessibile dai soci sulla pagina del gruppo su ENDU. Entro la data indicata ogni socio potrà dare conferma di voler partecipare (scegliendo eventuale distanza o tipologia di iscrizione) andando così a creare la lista iscritti.

La lista degli eventi selezionati è visibile nella sezione Eventi preferiti. In qualunque momento sarà possibile visualizzare e convertire la lista iscritti in iscrizione effettiva.

ENDU4team - Primi passi

Il tasto Crea la lista iscritti permette invece di accedere alle liste anagrafiche, liste dei tesserati agli enti o ai gruppi creati e selezionare gli atleti da iscrivere. Anche in questo caso, una volta scelti gli atleti, sarà possibile selezionare il tipo di percorso o di tipologia di iscrizione per ognuno.

Le iscrizioni, a questo punto, possono essere completate procedendo al pagamento oppure possono essere salvate e lasciate in sospeso per una successiva modifica prima dell'invio effettivo (tasto Salva).

ENDU4team - Primi passi

Una volta completate, le iscrizioni, rimangono come storico in modo da poter mantenere traccia dei rimborsi effettuati dal singolo atleta verso la Società.

Eventi preferiti

Vanno a popolare questa sezione tutte quelle manifestazioni che vengono aggiunte al calendario. Per ogni gara, come abbiamo visto, i soci possono dare adesione di partecipazione tramite la pagina del gruppo su ENDU.

In questa sezione di ENDU4team pertanto vengono riassunti tutti gli eventi presenti in calendario con le relative date (data evento e data termine per raccolta adesioni) e il numero di pre-iscritti. Selezionando ogni evento è possibile convertirlo in iscrizione effettiva procedendo al pagamento o modificarne la lista dei pre-iscritti.

Tesseramenti

Per fare in modo che in ogni iscrizione vengano importati anche i numeri di tessera è necessario associare ogni atleta all'ente o federazione a cui è affiliato.

ENDU4team - Primi passi

Durante la registrazione della Società potrai inserire i codici di affiliazione agli enti e federazioni e importare così i numeri di tessera delle maggiori federazioni.

Per tutte le affiliazioni da creare successivamente è a disposizione la sezione Tesseramenti:

  • Accedi alla sezione Tesseramenti;

  • Tramite il tasto Aggiungi nuova affiliazione puoi inserire tutti i dati necessari;

  • Mantieni attivo il tasto che permette l'importazione dei dati dalle liste degli enti;

  • Accetta la privacy;

  • Salva per creare la nuova affiliazione.

Una volta creata l'affiliazione, potranno essere associati gli atleti inserendo il relativo numero e le modalità di pagamento della tessera.

Società

La sezione Società è relativa alla gestione dei Soci effettivi. Durante la registrazione della Società Sportiva ad ENDU4team viene creato automaticamente l'esercizio (anno sociale) dell'anno in corso.

Ogni 15 settembre di ogni anno l'esercizio viene automaticamente "clonato" dandoti la possibilità di predisporre le affiliazioni e i prodotti acquistabili o rinnovabili per l'anno successivo. All'accesso della sezione dovrai selezionare l'esercizio di riferimento.

ENDU4team - Primi passi

Il tasto Aggiungi socio ti permette di aprire la lista anagrafiche, selezionare le persone e aggiunere una quota pagata se necessario. Il tasto Esporta soci crea un file excel riportante tutti i dati.

Selezionando uno dei soci puoi:

  • Vedere l'anagrafica;

  • Modificare l'adesione inserita - quindi inserire o modificare dati relativi al ruolo del socio o al suo stato all'interno della Società;

  • Eliminare l'adesione in caso di errore o espulsione della persona dalla Società.

Negozio

Con ENDU4team puoi creare prodotti che i tuoi soci e atleti potranno acquistare online. All'interno della sezione Società hai a disposizione il Negozio dove, suddivisi per categoria, puoi inserire i prezzi di ciò che vorrai rendere acquistabile.

ENDU4team - Primi passi
  • Adesioni

    Sono i costi relativi alle adesioni o rinnovi alla Società. Utilizza il tasto Aggiungi per attribuire un nome, il valore e la validità alla quota. Decidi poi se renderla pubblica e acquistabile dal gruppo su ENDU. I consensi alla privacy che il socio dovrà rilasciare in fase di adesione verranno inseriti nel modulo di acquisto contestualmente alla creazione dell'Informativa sul trattamento dei dati personali.

  • Tesseramenti

    Sono i costi relativi ai tesseramenti o rinnovi dei tesseramenti agli enti o federazioni. Scegli la federazione tra quelle a cui la tua Società risulta affiliata. Crea la quota in base a quelle utilizzate dalla federazione stessa. Durante l'acquisto il tesserato dovrà rilasciare i consensi richiesti dalla stessa federazione. Utilizza il tasto Aggiungi per attribuire un nome, il valore e la validità alla quota. Decidi poi se renderla pubblica e acquistabile dal gruppo su ENDU.

  • Prodotti e servizi

    Sono relativi a tutto ciò che hai necessità di rendere acquistabile da parte dei tuoi soci. Utilizza il tasto Aggiungi per attribuire un nome, il valore e la validità alla quota. Decidi poi se renderla pubblica e acquistabile dal gruppo su ENDU.

Gli acquisti effettuati da ogni socio tramite ENDU vengono riportati all'interno della singola anagrafica. Come indicato sopra (vedi: Anagrafiche) sono infatti presenti 3 schede corrispondenti ai canali di acquisto delle varie quote - Adesioni, Tesseramenti, Prodotti e servizi.

Gli stessi pagamenti verranno poi riportati anche nella sezione Contabilità.

Privacy

La pagina Privacy ti permette di creare o gestire l'Informativa sul trattamento dei dati personali dei tuoi soci. Già in fase di registrazione della Società su ENDU4team è possibile inserire una propria informativa se la società la possiede. La stessa operazione può essere effettuata nella sezione Privacy.

ENDU4team - Primi passi

Per agevolarti invece, nel caso tu non sia ancora in possesso di un tuo documento specifico, ti mettiamo a disposizione una Informativa sul trattamento dei dati personali standard (contiene tutti i parametri necessari per una normale ASD). Leggila e personalizzala dove indicato (inserendo il nome della tua società sportiva e i dati legali dove richiesto) ed eventualmente apportando le modifiche che ritieni importanti per la tua specifica realtà (in questo caso apportare le stesse modifiche anche ai consensi). Infine, attraverso il tasto Salva in fondo alla pagina crea il tuo documento.

Nel momento del salvataggio la pagina Privacy cambia, consentendoti di modificare quanto appena creato. Il documento viene prodotto in PDF e importato in automatico nella pagina Modulistica sia su ENDU4team che nel gruppo su ENDU in modo da essere visionabile dai soci pubblicamente.

Il sistema, a questo punto, prevede che i consensi così creati vengano importati su ENDU in modo che il socio debba rilasciarli durante gli acquisti delle adesioni o rinnovi alla società. Questa gestione farà in modo che con l'acquisto su ENDU di adesioni e tesseramenti, la Società raccolga automaticamente tutti i dati personali aggiornati dell'utente, il certificato medico e tutti i consensi alla privacy necessari. Con un unico gesto sarai al riparo da ogni tipo di problema o contestazione per una gestione corretta dei dati personali.

Contabilità

Alla Contabilità sono legati tutti i pagamenti di adesione e i tesseramenti dei soci. Questa sezione ti permette di tenere sotto controllo i pagamenti ricevuti, effettuati per le iscrizioni alle gare e i resi ricevuti da ENDU.

Accedi a Contabilità e seleziona l'esercizio di cui vuoi visionare i conteggi. Al suo interno troverai quattro tabelle:

  • Totale entrate per cassa

    Sono specificati i totali di Entrate e Uscite nell'arco temporale dell'anno, i singoli pagamenti dei soci suddivisi e filtrabili.

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  • Gestione delle entrate da ENDU

    Sono specificati i totali di Entrate e Resi dal solo canale ENDU (quindi i pagamenti che arrivano direttamente dalla pagina del gruppo).

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  • Dettaglio analitico entrate per esercizio

    Sono specificati tutti i pagamenti entrati sia da ENDU che registrati manualmente su ENDU4team e relativi al singolo esercizio.

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  • Totale uscite

    È relativo alle iscrizioni agli eventi effettuate dalla Società.

    ENDU4team - Primi passi

I dati presenti in ogni tabella sono esportabili in formato excel.

Modulistica

La sezione Modulistica raccoglie tutti i moduli ufficiali delle federazioni o enti. Vengono presentati solo quelli a cui la Società è affiliata.

ENDU4team - Primi passi

Oltre a questo possono essere inseriti tutti i documenti ufficiali della Società, decidendo se renderli visibili ai soci dalla pagina del gruppo su ENDU. Questa è anche la sezione dove viene caricato il documento di Informativa sul trattamento dei dati personali.

Gruppi

La lista delle anagrafiche può essere suddivisa in gruppi e sottogruppi per una più semplice e immediata gestione delle comunicazioni e iscrizioni.

ENDU4team - Primi passi

Il tasto Nuovo gruppo ti permette di attribuire un nome al gruppo e di conseguenza andare ad inserire al suo interno le anagrafiche selezionandole e importandole.

Una volta creato e popolato il gruppo, puoi aggiungere anagrafiche ogni volta che sarà necessario, esportare il singolo gruppo o tutti i gruppi e inviare mail cumulative a tutte le anagrafiche associate al gruppo. È possibile selezionare l'anagrafica e agire singolarmente per modificare il ruolo del socio all'interno del gruppo, eliminarlo o vedere e modificarne l'anagrafica.

Comunicazione

La piattaforma è predisposta per poter inviare una serie di comunicazioni utili per lo sviluppo dell'interazione tra la Società e il socio.

ENDU4team - Primi passi

Sotto al menù delle funzioni l'icona ti porta sulla pagina dove sono archiviate tutte le email automatiche che è possibile inviare da ENDU4team.

Per ogni comunicazione ti proponiamo un testo standard che puoi utilizzare tale e quale o modificare e poi salvare.

  • Email di compleanno

    Viene inviata il giorno del compleanno.

  • Email di scadenza documento

    Viene inviata in modo automatico 30 giorni, 15 giorni, 1 settimana prima della scadenza e il giorno stesso.

  • Email di invito a seguire il team su ENDU

    Modifica o più semplicemente salva il testo proposto. Puoi inviarla in modo personale (tasto Invia) ad ogni utente che non ha un profilo attivo su ENDU. Più i tuoi atleti sono membri del gruppo più ti sarà semplice interagire con loro e gestire la società, i dati personali, i documenti, le comunicazioni ecc.

  • Email di raccolta consensi

    Modifica o più semplicemente salva il testo proposto. Puoi inviarla sia da questa sezione selezionando le persone (tasto Invia) ma anche dalla pagina Consensi in Anagrafiche.

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